文件分配表
为了管理文件存储，硬盘分区完毕后，接下来的工作是格式化分区。格式化程序根据分区大小，合理的将分区划分为目录文件分配区和数据区，就像我们看得小说，前几页为章节目录，后面才是真正的内容。文件分配表内记录着每一个文件的属性、大小、在数据区的位置。我们对所有文件的操作，都是根据文件分配表来进行的。文件分配表遭到破坏以后，系统无法定位到文件，虽然每个文件的真实内容还存放在数据区，系统仍然会认为文件已经不存在。我们的数据丢失了，就像一本小说的目录被撕掉一样。要想直接去想要的章节，已经不可能了，要想得到想要的内容（恢复数据），只能凭记忆知道具体内容的大约页数，或每页（扇区）寻找你要的内容。我们的数据还可以恢复回来。
恶意程序的破坏
常见的恶意程序就是病毒。通常一般病毒是不会造成数据丢失的，但有些病毒有可能会造成硬盘锁死、分区丢失或数据丢失。
定期备份你的文件数据，不管它们被存储在什么位置
将你的文件全部保存在操作系统是不够的，应该将文件保存在不同的位置，并且你需要创建文件的定期备份，这样我们就能保障文件的性，不管你的备份是否会失败：光盘可能被损坏，硬盘可能遭破坏，软盘被清除等原因。如果你想要确保能够随时取出文件，那么可以考虑进行二次备份，如果数据非常重要的话，你甚至可以考虑在防火层保存重要的文件。
提防用户错误
虽然我们不愿意承认，但是很多时候是因为我们自己的问题而导致数据丢失。可以考虑利用文字处理器中的保障措施，例如版本特征功能和跟踪变化。用户数据丢失的常见的情况就是当他们在编辑文件的时候，意外地删除掉某些部分，那么在文件保存后，被删除的部分就丢失了，除非你启用了保存文件变化的功能。如果你觉得那些功能很麻烦，那么我建议你在开始编辑文件之前将文件另存为不同名称的文件，这个办法不像其他办法一样组织化，不过这确实是一个好办法，也能够解决数据丢失的问题。